Upravljanje nabave materialov

je razdeljena na nabavo in prodajo. Osnova so dokumenti, ki so poljubno nastavljivi (naročilo, ponudba, povpraševanje, račun, dobavnica ..). Obliko in vsebino podatkov na dokumentih nastavi uporabnik sam. Dokumente lahko pošiljamo po E-pošti ali jih izpišemo. Omogočeno je tudi pisanje in urejeno shranjevanje ostalih dokumentov (dopisi), ki so napisani z zunanjimi urejevalniki (Word, WordPad, WordPerfct). Popusti se določajo za celoten dokument in posamezno postavko dokumenta, zaporedje obračuna in ime popusta je nastavljivo. Omogočene so vse trgovinske evidence in statistike o nabavi in prodaji. Dodane so tudi funkcije likvidacije prejetih računov in evidence uvoza zaradi izvoza. Omogočeni so grafični pregledi prometa po različnih kriterijih. Več o nabavi je zapisano na podstrani za upravljanje nabave materialov, več o prodaji pa na podstrani podpora prodajnim aktivnostim.

GoSoft nudi pripomočke za podporo aktivnostim na področju nabave surovin, standardnih delov, opreme in storitev. Ta modul lahko nabavne potrebe generira samostojno ali pa v povezavi z modulom planiranja materialov (MRP). Omogoča izdelavo nabavnih naročil (naloge), spremljanje zamud in nedobavljenih artiklov ter zaključevanje naročil s prevzemanjem v skladišče. Omogoča tudi vnos in vzdrževanje podatkov o dobaviteljih in njihovem odzivanju.

Modul za planiranje nabave materialov omogoča pravočasno in zadostno naročanje potrebnih artiklov glede na proizvodni plan ter spremljanje realizacije naročil. Potrebe, ki jih generira plan, so lahko razdeljene na več upravljalnih centrov - služb (domači trg, uvoz, po vrsti artiklov ipd.). Proizvodni plan avtomatsko določi potrebne količine artiklov, ki jih je potrebno nabaviti ter začetni (lansiranje naročila) in končni termin (rok dobave). S pomočjo tega modula lahko nabavne službe enostavno gradijo naročilnice, jih izpisujejo in spremljajo dobave.

 

NAROČILNICE

Glavna funkcija nabavne službe je pravočasno zagotoviti vse potrebne materiale (po ustrezni ceni), ki jih potrebuje proizvodnja za realizacijo vseh naročil kupcev. Potrebe po materialih vstopajo v nabavni modul iz MRP plana v obliki tabele, na katerih so razvrščene potrebe po dobavnem roku (slika 17).

Pisanje naročilnice poteka v dveh fazah. S prvo fazo določimo osnovne podatke o naročilnici:

  • številka naročilnice
  • dobavitelj iz baze poslovnih partnerjev
  • po ponudbi
  • način odpreme
  • način plačila
  • razne opombe….

Ko je osnovni dokument kreiran, lahko nanj prenesemo postavke iz tabele planiranih nalogov. Na vsak dokument lahko damo poljubno število postavk iz plana ali dodajamo postavke ročno. S tem je naročilnica v celoti definirana (slika 5) in jo lahko izpišemo na papir (slika 6) ter pošljemo dobavitelju (lahko tudi v elektronski obliki po internetu).

Slika 5: Primer naročilnicePlaniranje dobav materiala je avtomatsko glede na proizvodne potrebe, kljub temu pa je omogočeno tudi ročno poseganje v plan. Nabavnik lahko vsako potrebo po materialu poveča, zmanjša ali briše, možno je spremeniti roke dobave ali združiti določene potrebe glede na razmere na trgu. Pri naslednjem preplaniranju pa programski paket upošteva tudi novo nastala razmerja, ki jih je povzročil nabavnik z ročnim posegom.

Seveda je omogočeno pisanje naročilnic tudi mimo proizvodnega plana, kar omogoča naročanje neproizvodnih postavk (potrošni material, pisarniški material ipd.) in naročanje kritičnih materialov pred planiranjem proizvodnje.

 

SPREMLJANJE DOBAV MATERIALOV

Slika 6: Izpis naročilniceOb prejemu naročenega materiala na skladišče, je potrebno definirati s katerim dokumentom je material naročen, kar povzroči zaključitev naročilnice. Možni so tudi delni prejemi, nedobavljene količine pa ostanejo odprte do popolne dobave ali zmanjšanja naročila. Pri prejemu naročenega blaga je delo poenostavljeno na ta način, da se ob vnosu šifre dobavitelja, prikažejo vsa odprta naročila, nato pa še postavke izbranega naročila, kar omogoča sprotno preverjanje ustreznosti blaga in količin. Na osnovi izdanih naročilnic in prejemov naročenega blaga, so možni razni pregledi:

  • odprta naročila za dobavitelja
  • seznam kasnitev dobav po dobaviteljih ali komercialistih
  • realizacija naročil
  • pregled dobaviteljev za artikel.

Glede na dobavne roke, kvaliteto artiklov, ceno in količine dobav ter zadnjo dobavo, vodi programski paket GoSoft statistiko po dobaviteljih, kar omogoča pregled in razvrščanje poslovnih partnerjev po kvaliteti.

 

OSTALE MOŽNOSTI

Likvidacija

V modulu nabave je pripravljena tudi funkcija za likvidacijo prejetih računov in vrednotenja prejemov. Glede na prejete račune, lahko vsak prejem natančno ovrednotimo z osnovnimi stroški in dodatnimi stroški v domači in tuji valuti. Na ta način zagotovimo zadnjo nabavno ceno artiklov in likvidiramo prejete račune.

Povpraševanje

Pred naročilom lahko s posebnim dokumentom zahtevamo od dobavitelja ponudbo. Dokument je podoben naročilnici, samo delo pa je identično. Vse dokumente lahko izpisujemo v različnih jezikih, saj e tudi baza artiklov omogoča več jezičnost.

Uvozni dokumenti

S pravilno nastavitvijo dokumentov, lahko spremljamo tudi poreklo materiala, izpisujemo uvozne dispozicije (naročilo špediciji za uvoz) in spremljamo uvožene materiale, ki jih bomo pri izvozu izdelkov izvozili kot sestavne dele (evidenca uvoza zaradi izvoza).

Tuji jeziki

Vse dokumente lahko izdelujemo tudi v izbranih tujih jezikih, pri tem pa moramo poskrbeti, da imajo tudi vsi artikli nazive v izbranem jeziku (poleg domačega).