Osnovni skupni podatki

so temelj za vse poslovne funkcije sistema (artikli, poslovni partnerji, kontni načrt, skladišča, osebe …). Tako je zagotovljen enkraten vnos in pregled povezanih podatkov iz ene točke. Podatke lahko poljubno razvrščamo s pomočjo klasifikacijskih ključev.

Vsebujejo sistemske podatke, kjer se definirajo osnovni šifranti, delovni koledar, osnovne nastavitve, uporabniki in zaščita sistema, matične podatke, ki določajo artikle, upravljalne centre, skladiščna mesta in poslovne partnerje. Osnovni podatki so skupni za vsa področja informacijskega sistema. Glavne podatke je mogoče razvrščati v skupine s pomočjo klasifikacijskih ključev, kar omogoča enostavno iskanje sorodnih artiklov, vzdrževanje podatkov za določene skupine in oblikovanje grupne tehnologije.

 

Osnovni podatki, ki so potrebni za delovanje paketa GoSoft, so temelj za vse funkcije informacijskega sistema. Služijo za izgradnjo in vzdrževanje osnovnih baz: matičnih podatkov o artiklih, poslovnih partnerjih, skladiščih, kontih, upravljalnih centrih ter podatkov o uporabnikih, dovoljenjih za uporabo, delovnem koledarju, osnovnih nastavitvah sistema, skupnih splošnih šifrantih in ostalih sistemskih podatkih.

 

SISTEMSKI PODATKI

Sistemski podatki so namenjeni za nastavitev osnovnih parametrov programskega paketa GoSoft. V tem modulu so definirani uporabniki sistema, njihova gesla in zaščite posameznih programov ali modulov. Sistemski modul upravlja za to določena oseba, ki skrbi za nemoteno delovanje sistema. Poleg že naštetih podatkov se v tem modulu nahajajo še skupni šifranti (vrste dokumentov, upravljalni centri, načini plači, seznam držav, valut, poslovni partnerji …), razne nastavitve delovanja programa (navigator, način dela, razne nastavitve – privzete vrednosti) in programi za instalacijo novih verzij programa.

 

KOLEDARSKI PODATKI

GoSoft uporablja koledarske datume, tako pri vnosu kot pri izpisih. Ta koledar ima definirane tudi proste dneve in praznike, kar se upošteva pri planiranju materialnih potreb in proizvodnih kapacitet. Interno pa vodi sistem primerjalni koledar med koledarskim datumom in zaporedno številko delovnega dne. Zaporedna številka delovnega dne se uporablja pri preračunih v programih za terminiranje.

 

ZAŠČITA SISTEMA

Zaščita programskega paketa je zasnovana na tak način, da je možno za vsakega uporabnika v sistemu določiti, s katerimi podatki lahko upravlja. Že sam vstop v sistem je zaščiten z geslom, na osnovi te prijave (gesla) pa enostavno določimo, katere programe, transakcije, vpoglede, vzdrževanja ali cele module, sme posameznik uporabljati. Pri vseh važnejših posegih pa se zapiše tudi oznaka uporabnika in čas, ko je bil poseg izvršen.

 

MATIČNI PODATKI ARTIKLOV

Slika 3: Vnos matičnih podatkov artikla Matični podatki artiklov zajemajo osnovne podatke za identifikacijo vsakega materiala, polizdelka ali končnega izdelka, kot so: identifikacijska številka, naziv, enota mere, masa, dimenzije... Uporabniku je omogočeno dodajanje novih podatkov o artiklih, popravljanje obstoječih podatkov ali kopiranje podobnih zapisov. Primer maske za vnos matičnih podatkov je na sliki 3.

Pri delu z matičnimi podatki so vpeljane nekatere funkcije, ki olajšujejo uporabniku delo. Omogočeno je iskanje artiklov po nazivu, identifikacijski številki, klasifikaciji ali dodatni šifri. Okno je tako organizirano, da omogoča direkten pogled na vezane podatke (kot je razvidno iz slike – zaloge, rezervacije, kosovnice, tehnologija, risbe…). Matične podatke artikla se lahko vnaša in vzdržuje tudi iz drugih delov programa, kjerkoli potrebujemo vnos identifikacije. Nekateri podatki artiklov pa imajo poseben pomen in so opisani v nadaljevanju.

 

UPRAVLJALNI CENTRI

GoSoft omogoča grupiranje artiklov v skupine, glede na odgovornost za vzdrževanje podatkov in preskrbo teh artiklov. Upravljalni center lahko označuje odgovornega planerja ali nabavnika, lahko opredeljuje oddelek, ki je odgovoren za preskrbo, n.pr.: montaža, strojna delavnica, priprava elementov, nabava; lahko opredeljuje obračunsko grupiranje (konto). Ti centri odražajo kontrolne točke poslovnega procesa, n.pr.: lansiranje naročil, odgovornost za zaloge, postavljanje cen ipd. Običajno ni nujno, da bi odražali katero od fizičnih lastnosti samega artikla. Katerikoli oddelek ali posameznik v procesu poslovanja je lahko upravljalni center in njihovo skupno število ni omejeno. Vsekakor pa moramo določiti vsaj en center in vsak artikel mora biti dodeljen samo enemu upravljalnemu centru. Ker upravljalni centri običajno posnemajo organizacijsko strukturo poslovnega procesa, služijo tudi za postavljanje fiksnih stroškov. Ob spremembi nekih splošnih stroškov lahko zahtevamo npr. sistematičen popravek nekaterih stroškov (cen) za vse artikle določenega centra.

 

MESTA SKLADIŠČENJA

Artikli so lahko skladiščeni na več mestih, pri čemer lahko vodimo pregled nad delno zalogo, varnostno zalogo in letno porabo za posamezno lokacijo. Zapis nove lokacije se lahko doda avtomatsko s transakcijo prejema ali medskladiščnice, če tak zapis še ne obstaja. Podatke za posamezno lokacijo lahko ažuriramo z vsemi prometnimi transakcijami: prejemi, izdajami, prenosi ali popravki. Vpogled oz. poročilo o artiklih pa lahko opravimo detajlno, po lokacijah ali kumulativno. Uporabnik lahko označi, da posamezne lokacije (delne zaloge) niso razpoložljive za pokrivanje avtomatsko izračunanih potreb.

 

KONTNI NAČRT

Kontni načrt izdela uporabnik sam v skladu z računovodskimi standardi. Služi tako za knjiženje poslovnih dogodkov, kakor tudi za avtomatsko kontiranje izdanih računov in obračun zalog po izbrani metodi.

 

POSLOVNI PARTNERJI

Baza poslovnih partnerjev omogoča evidenco vseh dobaviteljev in kupcev ter njihovih osnovnih podatkov. Omogočen je izpis naslovov na dokumentih (naročilu, fakturi, ponudbi ipd.), evidenca dobav in prejemov za posameznega poslovnega partnerja kot tudi vsi pregledi kasnitev pri dobaviteljih in naročil pri kupcih.

 

OSEBE

Vse osebe, ki nastopajo v informacijskem sistemu, so evidentirane v skupnem šifrantu. Osebe so lahko zaposleni ali/in uporabniki sistema. Osebe so razvrščene v različne skupine, ki imajo različne funkcije (konstrukterji, komercialisti, nabavni referenti ipd.). Podatke o osebah se uporabljajo tako kot odgovorne osebe na dokumentih, kot operaterji, ki urejajo baze, kot osebe na potnih nalogih, kakor tudi za kadrovsko evidenco in obračun plač.

 

DRŽAVE IN VALUTE, TEČAJI

Tudi šifrant držav in valut se uporablja tako v računovodskem modulu, kakor tudi v prodaji, nabavi ali pri pisanju potnih nalogov. Zaradi enotne baze ne pride do podvajanja, za vnos dnevnih tečajev, pa so dodane funkcije za prenos tečajev preko interneta iz baze 'Banke slovenije' ali iz drugega izvora.