Osnovni podaci

Su temelj za sve poslovne funkcije sustava (artikli, poslovni partneri, kontni plan, skladišta, osobe...). Omogućen je jednokratan unos i pregled povezanih podataka iz jedne točke. Podatke možemo organizirati pomoću klasifikacijskih ključeva.

Sadrže sistemske podatke, gdje se definiraju osnovni šifranti, radni kalendar, osnovne postavke, korisnici i zaštita sustava, matični podaci koji definiraju artikle, upravljačke centre, skladišna mjesta i poslovne partnere. Osnovni podaci su zajednički za sva područja informacijskog sustava. Glavne podatke je moguće razvrstavati u grupe pomoću klasifikacijskih ključeva, što omogučava jednostavno pretraživanje srodnih artikala, održavanje podataka za određene grupe i stvaranje grupne tehnologije.

Osnovni podaci koji su potrebni za pokretanje GoSoft, su temelj za sve funkcije informacijskog sustava. Služe za izgradnju i održavanje osnovne baze podataka: matični podaci o artiklima, poslovnih partnera, skladišta, konta, upravljačkih centara, te korisničkih podataka, dozvole za upotrebu, radni kalendar,  osnova konfiguracije sustava, zajednički opći šifranti i ostali sistemski podaci.

 

SISTEMSKI PODACI

Sistemski podaci su namijenjeni postavljanju osnovnih parametara programskog paketa GoSoft. U tom modulu su definirani korisnici sustava, njihove lozinke i zaštita pojedinih programa ili modula. Sistemskim modulom upravlja za njega zadužena osoba, koja se brine za besprijekorno funkcioniranje sustava. Pored navedenih podataka u tom modulu su još i zajednički šifranti (vrste dokumenata, upravljački centri, načini plačanja, popis država, valute, poslovni partneri ...), različite postavke programa (navigator, način rada, razne postavke - zadane vrijednosti) i programi za instalaciju novih verzija programa.

 

KALENDARSKI PODACI

GoSoft koristi kalendarske datume, kako pri unosu tako i pri ispisu. U kalendaru su definirani slobodni dani i praznici, koji se uzimaju u obzir kod planiranja materijalnih potreba i proizvodnih kapaciteta. Interno sustav koristi paralelni kalendar između kalendarskih datuma i rednih brojeva radnog dana. Redni broj radnog dana  koristi se kod preračunavanja u programu za detaljno terminiranje.

 

ZAŠTITA SUSTAVA

Zaštita programskog paketa je dizajnirana na način da je moguće za svakog korisnika sustava definirati kojim podacima može upravljati. Ulaz u sustav  zaštićen je lozinkom. Na osnovu prijave (lozinke) jednostavno se odlučimo koje programe, transakcije, preglede, održavanje ili cijele module pojedinac smije koristiti. Kod svih važnijih intervencija  zapisuju se oznake korisnika i vrijeme kada je zahvat izvršen.

 

MATIČNI PODACI ARTIKALA

Matični podaci artikala sadrže osnovne podatke za identifikaciju svakog materijala, poluproizvoda ili gotovog proizvoda, kao što su: identifikacijska šifra, naziv, jedinica mjere, masa, dimenzije... Korisniku je omogućeno dodavanje novih podataka o artiklima, ispravljanje postojećih podataka ili kopiranje sličnih zapisa. Primjer maske za unos matičnih podataka je na slici 3.

Kod rada s matičnim podacima su uvedene neke funkcije koje olakšavaju rad korisniku. Omogućeno je pretraživanje artikala po nazivu, identifikacijskoj šifri, klasifikaciji ili dodatnoj šifri. Prozor je tako organiziran da omogućuje direktan pogled na vezane podatke (kako je vidljivo iz slike - zalihe, rezervacije, strukturu, tehnologiju, crteže...). Matične podatke artikla je moguće unositi i održavati iz drugih dijelova programa, gdje trebamo unos identifikacije. Neki podaci o artiklima su od posebne važnosti i opisani su u nastavku.

 

UPRAVLJAČKI CENTRI

GoSoft omogućuje grupiranje artikala u grupe, u smislu odgovornosti za održavanje podataka i nabavu tih artikala. Upravljački centar može ukazivati na odgovornog planera ili prodaju, može identificirati dio koji je odgovoran za nabavu, npr.: montaža, strojna radionica, priprema elemenata, nabava, može identificirati obračunsko grupiranje (konto). Ti centri  odražavaju kontrolne točke poslovnog procesa, npr.: lansiranje narudžbi, odgovornost za zalihe, određivanje cijena itd. Obično nije potrebno da bi iskazali neku od fizičkih svojstava samog artikla. Bilo koji sektor poduzeća ili pojedinac u procesu poslovanja može biti upravljački centar i njihov ukupan broj nije ograničen. U svakom slučaju moramo odrediti jedan centar i svaki artikl mora biti dodjeljen samo jednom upravljačkom centru. Budući da upravljački centri oponašaju strukturu poslovnog procesa, služe također i za postavljanje fiksnih troškova. Kod promjene nekih režijskih troškova možemo tražiti npr. sistematski popravak nekih troškova (cijena) za sve artikle određenog centra.

 

MJESTA SKLADIŠTENJA

Artikle je moguće skladištiti na više mjesta, pri čemu možemo voditi pregled radne zalihe, minimalne zalihe i godišnji promet po određenoj lokaciji. Upis nove lokacije se može dodati automatski s transakcijom prijema ili međuskladišnice, ako taj zapis ne postoji. Podatke za određenu lokaciju možemo ažurirati sa svim prometnim transakcijama: prijemi, izlazi, prijenosi ili popravci. Uvidom u izvještaje o artiklima vidimo da mogu biti detaljni, po lokacijama ili kumulativni. Korisnik može označiti da određena lokacija (radna zaliha) nije raspoloživa za pokrivanje automatsko izračunatih potreba.

 

KONTNI PLAN

Kontni plan kreira korisnik sam u skladu s računovodstvenim standardima. On služi za knjiženje poslovnih događaja, ali i za automatsko kontiranje izlaznih računa i obračun zaliha po odabranoj metodi.

 

POSLOVNI PARTNERI

Baza poslovnih partnera omogućuje evidenciju svih dobavljača i kupaca i njhovih osobnih podataka. Omogućen je ispis adresa na dokumentima (narudžba, faktura, ponuda,itd.), evidencija nabave i prijema za određenog poslovnog partnera, kao i svi kasniji pregledi dobavljača i narudžbi kod kupaca.

 

OSOBE

Sve osobe koje pristupaju informacijskom sustavu evidentirane su u zajedničkom šifrantu. Osobe mogu biti zaposlenici i/ili korisnici sustava. Osobe su razvrstane u različite grupe koje imaju različite funkcije (konstruktori, komercijalisti, nabavni referenti itd.). Podaci o osobama  koriste se i kao odgovorne osobe na dokumentima, kao operatori koji uređuju bazu, kao osobe na putnim nalozima, ali također i za kadrovsku evidenciju i obračun plaća.

 

DRŽAVE I VALUTE, TEČAJI

Šifrant država i valuta se također koristi u računovodstvenom modulu, kaku u prodaji i nabavi, tako i pri pisanju putnih naloga. Zbog jedinstvene baze ne dolazi do kopiranja kod unosa dnevnih tečajeva, već su dodane funkcije za prijenos tečajeva preko interneta iz baze HNB (Hrvatske Narodne banke), ali i iz drugog izvora.